Każda firma, która zatrudnia pracowników, musi prowadzić rzetelną obsługę kadrowo-płacową. Dotyczy to zarówno mikroprzedsiębiorstw, jak i firm, które zatrudniają setki osób. Właściciel firmy może sam odpowiadać za sprawy kadrowe i płacowe, ale warto wiedzieć, że są to procesy skomplikowane, a każdy błąd może mieć negatywne konsekwencje dla biznesu. W artykule wykażemy najważniejsze różnice pomiędzy obsługą kadrowo-płacową w małym a dużym biznesie i podpowiemy, jak znaleźć korzystne rozwiązanie dla swojej firmy.
Dział kadr w dużym przedsiębiorstwie
Duże przedsiębiorstwa zatrudniają setki, a nawet tysiące osób w swoich oddziałach. Taka liczba pracowników sprawia, że obsługa kadrowo-płacowa może być skomplikowana i pracochłonna, przez co będzie wymagała zatrudnienia dodatkowych, wyspecjalizowanych w tym zakresie osób. Głównie z tego powodu duże firmy decydują się na własne, często rozbudowane działy kadr i płac. Jednak w tym przypadku przedsiębiorstwo musi liczyć się z koniecznością zakupienia systemu do obsługi kadr i płac, musi także zatrudnić tyle osób w dziale, aby zabezpieczyć się na wypadek absencji urlopowych lub chorobowych pracowników. W takim modelu biznesowym trzeba liczyć się z odpowiedzialnością za:
-
ewentualne błędy,
-
dodatkowe koszty związane ze szkoleniem kadry,
-
wdrażanie cyfryzacji,
-
konieczność serwisowania systemów.
Warto jednak zauważyć, że obecna sytuacja na rynku, a także potrzeba inwestowania w cyfryzację sprawiają, że niektóre duże firmy decydują się na partnerską współpracę w ramach outsourcingu, stawiając na usługi kadrowo-płacowe realizowane przez profesjonalistów. Takie rozwiązanie swego czasu było bardzo popularne jedynie wśród małych i średnich firm, które z wiadomych względów miały ograniczone możliwości wdrażania technologii.
Obsługa kadrowo-płacowa w małej i średniej firmie
Firmy zewnętrzne, świadczące usługi związane z procesami w biznesie, mogą pozwolić sobie na inwestycję w automatyzację, co z kolei jest zwykle nieopłacalne dla małych i średnich przedsiębiorstw. Wdrożenie technologii pozytywnie oddziałuje na jakość usług:
-
minimalizuje liczbę błędów w rozliczeniach,
-
terminowo nalicza płace,
-
umożliwia obieg dokumentów w formie elektronicznej,
-
zatrudnionym osobom daje dostęp do portalu pracowniczego.
Outsourcer, który jest na bieżąco ze wszystkimi zmianami w przepisach, daje więc klientowi dostęp do swoich zasobów – wyspecjalizowanej kadry, systemów oraz do wiedzy, sprawiając, że obsługa kadrowo-płacowa przestaje angażować czasowo kierowników działów. Przeniesienie odpowiedzialności za tak ważny obszar jest sporym odciążeniem dla właściciela biznesu.
Jednak najważniejszymi powodami, dla których małe firmy stawiają na współpracę z firmami zewnętrznymi, są oszczędność czasu oraz pieniędzy. Właściciel biznesu nie musi martwić się o koszty związane z zakupem systemów i aplikacji, bez których dzisiaj nie jest możliwa wydajna obsługa kadrowo-płacowa. Odpada również problem związany z absencją pracowników odpowiedzialnych za kadry w firmie. Wszystkie usługi kadrowo-płacowe są wykonywane rzetelnie i na czas, a za ewentualne błędy w rozliczeniach odpowiada outsourcer, a nie przedsiębiorca.
